iWeekend Bilbao por dentro

iWeekend Bilbao por dentro

El fin de semana pasado se celebró el iWeekend Bilbao 2011, evento en el que SocSoft participaba como organizador.

Una vez finalizado, hagamos un resumen de como hemos llegado hasta ahí…


El resultado público han sido 6 proyectos muy interesantes, y a los que habrá que seguir la pista:

  • Tichi
  • Time Walkers
  • Activant
  • Opendenda
  • Artepilpilean
  • esmibebe

Podéis ver más información sobre los proyectos en las siguientes direcciones:
Web: www.iweekend.org/bilbao
Twitter: @iw_bilbao
Vídeos: www.ustream.tv/user/SocSoft/videos
Making of: www.vimeo.com/socsoft/iwbilbao2011makingof
Fotos: www.flickr.com/iw_bilbao

Pero en este post, me gustaría hablar de otras cosas, de las cosas que no se ven, de lo que está detrás, de lo que supone organizar un evento así, de las dificultades, de las alegrías, de las razones que nos llevan a organizarlo.

En un primer momento, cuando decidimos organizar el evento, nuestro principal reto era conseguir financiación, conseguir patrocinadores para poder asumir todos los gastos de local, catering, cartelería etc. Pensábamos que esa sería la parte más difícil, que con dinero ya todo sería más fácil. Pues bien, esta parte, nos ha costado bastante, y hemos tenido que reducir costes por muchos sitios, pero aún así no ha sido la parte más difícil.

Antes de seguir, me gustaría comentar que iWeekend es una organización sin ánimo de lucro, que se encarga de la coordinación de este tipo de eventos en diferentes ciudades de todo el mundo. Desde esta organización global se pusieron en contacto con nosotros para organizar el evento en Bilbao. Esto supone, que hay que seguir una serie de pautas o reglas, para que todos los eventos sean iguales.

Una vez que más o menos, teníamos dinero suficiente como para asumir los costes de local, catering y cartelería, nos lanzamos adelante y nos encontramos con la mayor dificultad en la organización: conseguir participantes. Por un lado pensábamos que sería difícil conseguir que 50 personas se apunten a trabajar durante un fin de semana en una idea que no es la suya, y que encima paguen 50 euros, pero la experiencia de otros años, en los que nosotros también habíamos participado, nos motivaba a continuar.

Hicimos una campaña de promoción, en mi humilde opinión, bastante buena, para el tiempo que teníamos, y así nos lo han comentado, pero las acreditaciones seguían sin venderse. Personalmente, nos pusimos en contacto con personas que estaban interesadas, pero la respuesta siempre era que no podían confirmar. Nadie ponía como excusa el dinero, el problema era el compromiso. Parece que si podemos no comprometernos, no lo hacemos; esperamos hasta el último momento para apuntarnos.

Estuvimos a punto, 2 semanas antes del evento, de cancelar el iWeekend, por falta de participantes, pero algo dentro nos decía que la gente se apuntaría, veíamos un espíritu emprendedor en las redes sociales y en el ambiente cercano que no nos podía fallar. Y así fue, en la última semana, se llenó el cupo, incluso el mismo viernes, día del evento, se apuntaron 7 personas más. Más vale tarde que nunca.

El hecho de no tener el número de asistentes cerrado de antemano, dificulta mucho elegir los lugares, y hemos tenido que marear bastante a la gente que se encarga del catering y a los restaurantes que nos han servido las comidas/cenas durante el fin de semana.

Aún así, habiendo trabajado muchísimas horas en la organización del evento, sin ánimo de lucro, tenemos ganas de que venga ya el iWeekend Bilbao 2012, y volver a meter un montón de horas (muchas más) en que salga cada vez mejor. Por eso, esta vez, vamos a empezar a organizarlo desde ya, con un año de antelación, para saborearlo durante todo el año!

Para finalizar, un par de cosas.

Muchísimas gracias al equipo de organizadores, es un placer trabajar con vosotros; a los patrocinadores, que sin vosotros, no será posible; a los colaboradores, que ponéis vuestros granitos de arena para ayudarnos a mejorar el evento; a los que nos han ayudado en la difusión vía twitter, facebook, blogs, prensa, radio…; y como no, a los participantes, que todos los años creáis un ambiente increíble y nos convencéis para seguir organizandolo.

Para poder hacer del iWeekend, un evento mejor, agradecemos todo tipo de comentarios, sugerencias, críticas (constructivas)… que podéis hacernos llegar vía comentarios en este post, @SocSoft, @iw_bilbao …

Y os dejo con el vídeo del making of:

iWeekend Bilbao 2011 making of from SocSoft on Vimeo.

6 Responses to “iWeekend Bilbao por dentro”

  1. xabi says:

    aupa txurdi, interesante que cuentes cómo lo habéis visto desde dentro. por mi parte, como uno de esos 50 asistentes, lo primero que tengo que decir es que ha sido una experiencia muy enriquecedora (no había estado en ediciones anteriores y creo que la siguiente repetiré si puedo). ponerte delante de una idea, sea tuya o de otra persona, y desarrollarla en escasas 20 horas efectivas de trabajo en grupo ha sido muy emocionante… hasta el punto de que me fastidió que sólo fueran esas 20 horas jejej

    como experiencia un 10, pero ya que preguntas, sí que comentaría un par de temas a mejorar para próximos años:
    – catering: entiendo que con presupuestos reducidos se llega hasta donde se llega, y que habiendo confirmado asistencia a última hora (yo también), no es algo sencillo, pero sí que creo que a veces es mejor no jugársela e ir a lo seguro. en el euskalduna muy bien, nada que objetar, con cafeteras y todo! 🙂 …pero la cena del primer día dejó mucho que desear, como ya habéis comentado en otros foros, y las comidas del sábado y domingo, creo que se quedaron algo escasas (aunque estaba todo muy bueno, eso sí :).
    – ayuda a los grupos: creo que los grupos hubieran agradecido una pequeña guía, incluso a modo de charla de una hora, que dirigiera los esfuerzos conjuntos. de esa manera se pierde quizás creatividad y espontaneidad, pero se gana en resultados más o menos similares… nuestro grupo, p.ej., fuimos de los pocos que seguimos un guión de plan de negocio, y otros plantearon la presentación como una presentación aumentada de la idea inicial, pero sin entrar en excesivos detalles (de negocio). probablemente la solución intermedia es la más acertada (como hicieron otros grupos). los mentores fueron de lo mejorcito del fin de semana, sinceramente (enhorabuena!), pero sí que hubiera estado bien que acompañando a ese guión que comento hubiera habido un guía por parte de la organización que ‘encarrilara’ la presentación…
    – networking: hemos conocido nueva gente, de eso no hay duda, y es uno de los aspectos que más valoro del iweekend… pero hubiera estado bien potenciar aún más que todos nos conociéramos (presentación individual de 1min o similar).
    – tiempo: poder disponer de más horas de trabajo en grupo en algún caso quizás hubiera sido deseable, por lo que para próximas ediciones, estaría bien que las noches estén incluidas en el pack… no sé cómo se tomaría ésto por parte de los asistentes, pero más de uno parecía con ganas de haber trabajado aún más horas. (igual es una tontería, pero quizás os topéis con esta idea más veces, así que la comento 😉
    – el otro tiempo… me refiero al metereológico… no puede ser que haya caído tanta agua el fin de semana del iweekend por casualidad! 😛

    de verdad, gracias por esta experiencia y ánimo con el iweekend 2012!

  2. txurdi says:

    Xabi, tomamos nota de todo; y opino igual en casi todo. Ya verás el año que viene… XD
    Eskerrik asko!

  3. Hola Txurdi,

    En primer lugar enhorabuena y gracias por todo.

    Por añadir algo, creo que sería beneficioso para todos el que al final hubiese un único proyecto ganador, aunque hubiese varios proyectos finalistas.

    Esto ayudaría, por un lado a tener equipos motivados y esforzándose al máximo por ser el mejor proyecto y, por otro, el ser el proyecto ganador tendría más valor de cara a vender la idea a posteriori.

    Por lo demás, chapeau!

    Muchas gracias!

  4. txurdi says:

    Hola Sergio,

    lo trasladaré a la organización global de iWeekend. La verdad es que Bilbao ha sido una prueba de un nuevo modelo, que tiene sus pros y sus contras. Salen más ideas, pero hay menos gente en cada idea.

    seguro que el año que viene, probamos algo nuevo 😉

  5. Kaixo Txurdi,
    Estoy totalmente de acuerdo con Sergio. Creo que hubo ciertos proyectos que se quedaron prácticamente con 3 personas y no pudieron dar forma al mismo en todo su potencial. Tal y como lo dice Sergio creo que tendríais que poner un número tope de proyectos finalistas para trabajar en ellos, 3 por ejemplo, y un solo ganador.
    Por lo demás , todo a estado perfecto, ha sido un evento interesantísimo donde se han podido realizar numerosos contactos y generar un flujo de ideas que seguro que a mas de uno le ha hecho hervir la cabeza durante unos cuantos días (a mi todavía me pita la hoya a presión…;-)
    También estoy de acuerdo con lo que dice Xabi en lo referente al Networking. Creo que una breve presentación de todos los asistentes no estaría mal. Sobretodo para saber a que se dedica cada uno y poder dirigir tus consultas e inquietudes a aquel que creas que esta mas cerca de solucionar cualquier duda que tengas. Se notaba que había gente que ya se conocía y era mucho mas fácil para ellos entablar conversaciones que para otros (como yo) que no conocíamos a nadie y que veníamos de sectores diferentes.
    Bueno, lo dicho, todo perfecto, una experiencia interesantísima y para repetir…¡ha!…por cierto…la próxima vez intentar ajustar el iWeekend con un partido del Athletic contra….el Rayo…por ejemplo. ¡¡No veas lo que sufrí de camino a casa en Bermeo, oyendo la radio mientras diluviaba sobre Sollube!!….;-)
    Un saludo a toda la organización.

  6. Josu Abrego says:

    Enhorabuena por un maravilloso evento lleno de energía emprendedora y creatividad digital.

    Personalmente el evento me ha parecido que en todos los aspectos ha estado muy bien organizado. Publicidad, lugar, recepción, catering, atención general.

    Si acaso, tal vez necesitaríamos una ‘hoja de ruta’ a diario para centrarnos más en los objetivos de cada sesión. Es decir; la primera de sesión que seria el sábado hasta la hora de comer, necesitamos un boceto de lo que va a ser el proyecto. En la sesión de la tarde, un borrador de lo que sería el plan de negocio…. más que nada propongo seguir una cronología de pautas para centrarnos en objetivos claros al final de cada sesión y día.

    Tb se me ocurre, que se podría organizar una rotación de algunos de los miembros de cada equipo y que estos irían cambiando de grupo para compartir otros puntos de vista, así como conocer otros participantes y fomentar una polinización sinergica.

    Por el contrario, no estoy de acuerdo con la idea de que haya un solo ganador. ¿Desde cuando es el evento una competición? Yo he ido a colaborar y la mera idea de que tenga que competir, francamente no me motiva nada. ¿Y quien es el visionario que se aventura a predecir que un proyecto tiene futuro y otro no?

    Tb, que haya un grupo de tres o cuatro personas, está muy bien. No siempre la cantidad de participantes es sinónimo de calidad o mejor desarrollo.

    La aportación e involucración de los mentores ha sido muy positiva. Simplemente que sigan viniendo.

    Finalmente, tal vez, el domingo a la tarde/noche, a la hora de presentar el proyecto final, se podría incluir una sesión formal de preguntas con posibles inversores invitados.

    En definitiva, un intenso proceso de start ups en todos los aspectos.

    Ya que todos hemos sido participes de la concepción de estos proyectos, espero pronto poderlos navegar.

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